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Eskalations-Vorlagen

Wann muss die KI fragen? 14 fertige Wenn-Dann-Regeln.

So nutzt du diese Vorlagen

Kopiere die Regel direkt in den Eskalations-Abschnitt deines Mandats. Die Werte in eckigen Klammern – z.B. [1.000] oder [dritten] – sind Platzhalter. Passe sie an deine Situation an.

Finanzen
Wenn
Einzelposten über [1.000] Euro
Dann
Markiere und frage mich vor Fertigstellung.
Wenn
Bestellung über [500] Euro
Dann
Bestellvorschlag erstellen, nicht auslösen. Zur Freigabe vorlegen.
Wenn
Lieferantenpreis steigt über [15]%
Dann
Melden mit altem/neuem Preis. Alternativen recherchieren.
Kommunikation
Wenn
Kunde beschwert sich oder ist unzufrieden
Dann
Nicht antworten. Weiterleiten mit Zusammenfassung und Antwortvorschlag.
Wenn
Nachricht enthält rechtliche Begriffe (Anwalt, Klage, Frist)
Dann
Stopp. Keine Antwort. Sofort melden mit vollständigem Wortlaut.
Wenn
Anfrage von Presse oder öffentlichen Institutionen
Dann
Nicht antworten. Weiterleiten mit Absender und Dringlichkeit.
Wenn
Kunde zum [dritten] Mal überfällig
Dann
Keine weitere Erinnerung. Melden mit Zahlungshistorie.
Daten und Qualität
Wenn
Informationen fehlen (Adresse, Preis, Termin)
Dann
Dokument nicht erstellen. Fehlende Infos auflisten und fragen.
Wenn
Widersprüche in den Daten
Dann
Markieren. Beide Varianten zeigen. Nicht selbst entscheiden.
Wenn
Unsicherheit bei Aussage, Zahl oder Empfehlung
Dann
Offen sagen. Als Frage formulieren, nie als Fakt.
Sicherheit
Wenn
Personenbezogene Daten sollen verarbeitet werden
Dann
Fragen, ob erlaubt. Anonymisieren wo möglich.
Wenn
Projekt unter NDA/Vertraulichkeit
Dann
Keine Klarnamen. „Projekt A“ oder „Kunde 7“ nutzen.
Wenn
Aufgabe liegt außerhalb des Mandats
Dann
Hinweisen: „Das liegt außerhalb meines Mandats. Soll ich trotzdem helfen?“
Wenn
Ergebnis könnte dem Business schaden
Dann
Stopp. Bedenken erklären. Sicherere Alternative vorschlagen.
Darum geht es

Ohne Notbremse keine Übergabe

Ein Mandat ohne Notbremse ist kein Mandat. Es ist eine Blankovollmacht.

Die Eskalationsregel legt fest, wann die KI aufhört und dich fragt. Sie ist der Grund, warum du Verantwortung abgeben kannst ohne Kontrolle abzugeben. Ohne sie trifft die KI Entscheidungen die dir gehören. Das fällt oft erst auf, wenn es teuer wird.

Gute Regeln folgen einem Muster. Sie nennen eine harte Schwelle statt eines Gefühls. „Bei Beträgen über 1.000 Euro fragst du nach“ funktioniert. „Bei wichtigen Fällen fragst du nach“ funktioniert nicht. Die Schwelle muss die KI selbst prüfen können.

Drei Schwellen gehören in fast jedes Mandat. Eine für Geld. Eine für rechtlich bindende Zusagen. Eine für alles was zum ersten Mal vorkommt.

Nächster Schritt

Wo du weitermachst

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Was ist eine Eskalationsregel?

Sie legt fest, wann die KI aufhört und dich fragt. Damit gibst du Arbeit ab und behältst die Kontrolle.

Wie formuliere ich eine gute Eskalationsregel?

Mit einer harten Schwelle. Die KI muss selbst prüfen können, ob sie erreicht ist.

Welche Regeln braucht jedes Mandat?

Eine für Geldbeträge. Eine für bindende Zusagen. Eine für alles was zum ersten Mal auftritt.