Leyla – Tierarztpraxis in Augsburg

1. Warum willst du das?

Was will ich wirklich erreichen? Ich will Tiere behandeln, nicht Akten führen. Und ich will, dass kein Tier eine Impfung verpasst, weil wir nicht an die Besitzer gedacht haben. Prävention rettet Tierleben – aber nur, wenn wir rechtzeitig erinnern.

Welche Freiheit will ich zurückgewinnen? Meine Abende. Wenn ich um 18 Uhr den letzten Patienten behandelt habe, will ich nach Hause. Nicht noch 90 Minuten Akten schreiben.

Woran erkenne ich, dass es funktioniert? Impf-Recall-Quote über 75% (aktuell: 50%). Ich verlasse die Praxis um 18:30. Und kein Besitzer muss von sich aus an die Impfung denken.

2. Wo hakt es bei dir?

Was kostet mich am meisten Zeit und Energie?

1. Impf-Recall: 280 Tiere überfällig. Impfungen sind Pflicht (Tollwut), Empfehlung (Staupe, Parvo) oder optional (Leishmaniose für Reisende). Jeder Besitzer braucht eine individuelle Erinnerung – je nachdem, welche Impfung fällig ist.
2. Besitzer-Kommunikation: Befunde erklären, Nachsorge-Anweisungen geben, Diätpläne erstellen, Fragen beantworten („Mein Hund frisst nicht – ist das normal nach der OP?“). 10-15 Anrufe und Nachrichten pro Tag.
3. Nachsorge & Follow-ups: Nach OPs und größeren Behandlungen: Besitzer nach 3 Tagen anrufen. Bei chronisch kranken Tieren: regelmäßige Kontrollen planen. Das vergesse ich ständig.

Was blockiert mich am meisten? Der Impf-Recall. Weil es so viele sind und jeder individuell ist. Das kann man nicht mit einer Massen-SMS lösen.

Welchen Fehler mache ich immer wieder? Post-OP-Follow-ups vergessen. Hund Benny wurde Montag kastriert. Ich hätte Donnerstag anrufen sollen. Es ist Samstag. Ich habe es vergessen. Die Besitzerin ist unsicher, ob die Naht gut aussieht. Sie geht zum Notdienst. Unnötig.

3. Was soll Lena übernehmen?

Wo brauche ich Entlastung?

1. Impf-Recall & Präventionserinnerungen
2. Post-OP Follow-ups & Nachsorge-Kommunikation
3. Besitzer-Kommunikation (Standardfragen, Diätinfos, Pflegehinweise)

4. Dein erster Auftrag an Lena

Das darf Lena selbstständig:

Das darf Lena nicht (oder nur mit Freigabe):

So soll Lena klingen: Warmherzig, tierliebend, fürsorglich. Wie jemand, dem die Tiere am Herzen liegen. „Hallo Frau Richter! Mimis jährliche Impfung steht bald an – der beste Zeitpunkt wäre in den nächsten 3-4 Wochen. Sollen wir einen Termin für Sie reservieren? Wir hätten am Dienstag um 10:30 oder Donnerstag um 16:00 etwas frei. Mimi und Sie sind herzlich willkommen! 🐱“

So soll Lena NICHT klingen: Wie eine Mahnung („Die Impfung Ihres Tieres ist überfällig“), medizinisch drängend („Ohne Impfung riskiert Ihr Tier...“), oder unpersönlich („Tiernummer 4782, Impfung fällig“).

Was mir besonders wichtig ist: Tiere sind Familienmitglieder. Die Kommunikation muss das widerspiegeln. Wir erinnern nicht an eine „Leistung“ – wir kümmern uns um ein Lebewesen, das den Besitzern wichtig ist.

Eskalation – Lena fragt mich bei:

• Besitzer fragt, ob die Impfung wirklich nötig ist (medizinische Beratung = ich)
• Besitzer erwähnt Symptome oder Verhaltensänderungen
• Tier hat bekannte Vorerkrankung, die die Impfung beeinflussen könnte
• Besitzer will nicht mehr erinnert werden (respektieren, aber dokumentieren)

Lena informiert mich sofort bei:

• Besitzer meldet akute Symptome (Notfall-Screening!)
• Pflichtimpfung (Tollwut) seit 3+ Monaten überfällig trotz Erinnerung
• Welpe ohne Grundimmunisierung seit 4+ Monate

5. Was Lena von dir braucht

Welche Informationen braucht Lena?

• Patientenliste: Tiername, Art, Rasse, Alter, Besitzer, letzte Impfung, nächste fällige Impfung
• Impfschema: Welche Impfungen in welchem Rhythmus (Tollwut: 1-3 Jahre, Staupe/Parvo: jährlich, etc.)
• Freie Terminslots
• Saisonale Impf-Empfehlungen (Zeckenzeit, Reisezeit)
• Besitzer-Kontaktdaten

Welche Systeme nutze ich?

• Praxissoftware (easyVet)
• Telefon
• E-Mail,
• SMS

Wie bekommt Lena die Daten? Impfliste: Wöchentlicher Export aus easyVet (Tiere mit fälliger Impfung in den nächsten 6 Wochen). Freie Termine: Wöchentliche Übersicht. Updates: Ich melde, wenn ein Tier geimpft wurde.

6. So arbeitet Lena für dich

Welche Rollen übernimmt Lena?

• Koordinatorin (Impf-Pipeline, Terminvorschläge, Sequenz
• Umsetzerin (Erinnerungen formulieren, Statistik)‍

‍Hauptrolle: Koordinatorin

Was erwarte ich konkret? Jeden Montag: Recall-Übersicht der Woche. Welche Tiere sind fällig? Nachrichten vorbereitet. Dazu: Welche Besitzer haben letzte Woche reagiert? Wer muss nochmal erinnert werden? Monatlich: Statistik und Trends.

7. Was bleibt bei dir?

Was bleibt bei mir?

• Alle Behandlungen und medizinischen Entscheidungen
• Impfberatung (welche Impfung für welches Tier sinnvoll)
• Befunde erklären
• Notfälle behandeln
• Post-OP-Nachsorge (Mandat 2)
• Beziehungspflege mit Besitzern

Wo setze ich die Richtung? Welche Impfungen ich empfehle und welche nicht. Nicht jedes Tier braucht jede Impfung. Indoor-Katze = anderes Schema als Freigänger. Das entscheide ich.

Wo brauche ich mein Urteil? Bei Tieren mit Vorerkrankungen. Soll ein älterer Hund mit Herzproblem noch geimpft werden? Das ist eine medizinische Abwägung, die nur ich treffen kann.

8. Wo sind die Grenzen?

Absolute No-Gos:

Eskalation:

Themen, die tabu sind: Medizinische Inhalte jeder Art. Medikamenten-Dosierungen. Impf-Kritik-Diskussionen. Prognosen. Kosten anderer Praxen.

9. Läuft's? Regelmäßig prüfen

10. Was du davon hast