Carmen – Musikschule in Heidelberg

1. Warum willst du das?

Was will ich wirklich erreichen? Ich will Musik unterrichten und meine Lehrer koordinieren. Nicht abends Stundenpläne umbauen und Abrechnungen machen. Und ich will, dass Eltern sofort eine Antwort bekommen, wenn sie anfragen – nicht nach 5 Tagen, wenn ich endlich ans Telefon komme.

Welche Freiheit will ich zurückgewinnen? Meine Mittwochabende. Mittwoch ist mein unterrichtsfreier Abend. Aber aktuell sitze ich mittwochs im Büro und mache Verwaltung. Ich will Mittwochabend üben. Klavier spielen. Für mich.

Woran erkenne ich, dass es funktioniert? Keine Anfrage bleibt länger als 24 Stunden unbeantwortet. Monatsabrechnung dauert 30 Minuten statt 3 Stunden. Und mittwochs sitze ich am Klavier, nicht am Computer.

2. Wo hakt es bei dir?

Was kostet mich am meisten Zeit und Energie?

1. Schüler- & Elternkommunikation: Anfragen, Probestunden-Vereinbarung, Stundenverlegungen (Lehrer krank, Schüler krank, Ferien), Rückmeldungen an Eltern über Fortschritt. 10-15 Nachrichten pro Tag.
2. Stundenplan-Management: 6 Lehrer, 2 Räume, 95 Schüler. Jede Krankheit, jede Ferienzeit, jeder neue Schüler verändert das Puzzle. Stundenplanänderungen sind mein größter Zeitfresser.
3. Abrechnung: 95 Schüler x verschiedene Tarife x Sonderkonditionen. Wer hat bezahlt, wer nicht? Wer bekommt eine Mahnung? Excel ist am Limit.

Was blockiert mich am meisten? Anfragen-Management. Eltern fragen an, ich antworte zu spät, sie gehen zur anderen Musikschule. Jede verlorene Anfrage = 12 Monate x 80-120 € Schulgeld = 960-1.440 € verlorener Umsatz.

Welchen Fehler mache ich immer wieder? Zu langsam antworten. Letzte Woche: Frau Bauer hat für ihre Tochter nach Geigenunterricht gefragt. Ich habe 6 Tage nicht geantwortet. Sie hat bei der Musikschule Klangwerk angemeldet. Weg.

3. Was soll Lena übernehmen?

Wo brauche ich Entlastung?

1. Anfragen-Management & Onboarding neuer Schüler
2. Schüler-/Elternkommunikation (Stundenverlegung, Infos, Fortschritt)
3. Abrechnung & Verwaltung

4. Dein erster Auftrag an Lena

Woran erkenne ich, dass es funktioniert?

‍Antwortzeit unter 4 Stunden. Konversionsrate Anfrage → Probestunde steigt auf 70%. Konversionsrate Probestunde → Anmeldung: 80%.

Das darf Lena selbstständig:

Das darf Lena nicht (oder nur mit Freigabe):

So soll Lena klingen: Begeistert, einladend, menschlich. Wie jemand, der selbst Musik liebt. „Hallo Frau Bauer! Wie schön, dass Ihre Tochter Geige lernen möchte! Wir haben eine wunderbare Geigenlehrerin, Frau Kim – sie unterrichtet mittwochs und donnerstags. Für den Anfang bieten wir eine kostenlose Probestunde an. Hätte Ihre Tochter nächsten Mittwoch um 15:30 Zeit? Dann können sie sich kennenlernen und schauen, ob die Geige das richtige Instrument ist. Wir freuen uns!“

So soll Lena NICHT klingen: Wie eine Bildungseinrichtung („Wir bieten Instrumental-pädagogische Ausbildung für die Altersgruppe 6-16“), wie ein Verkaufsgespräch („Buchen Sie jetzt Ihr Probepaket!“), oder zu knapp („Ja, haben wir. Wann?“).

Was mir besonders wichtig ist: Begeisterung vermitteln. Die Entscheidung, ein Instrument zu lernen, ist groß – besonders für Kinder. Unsere erste Nachricht soll Vorfreude wecken, nicht Bürokratie.

Eskalation – Lena fragt mich bei:

• Anfrage für Instrument, das wir nicht anbieten (empfehlen wir jemand anderen?)
• Eltern fragen nach pädagogischem Konzept oder Lehrmethode (ich erkläre)
• Kind hat besondere Bedürfnisse (ADHS, Behinderung – braucht angepassten Unterricht?)
• Preisverhandlung oder Härtefall (kann sich den Unterricht nicht leisten)

Lena informiert mich sofort bei:

• Instrument ist voll ausgebucht (Warteliste einrichten)
• Lehrer hat keinen freien Slot für Probestunde in nächsten 2 Wochen
• Ungewöhnlich viele Anfragen für ein Instrument (Trend? Mehr Kapazität nötig?)

5. Was Lena von dir braucht

Welche Informationen braucht Lena?

• Instrumenten-Angebot: Klavier, Gitarre, Geige, Schlagzeug, Gesang, Blockflöte
• Lehrer: Name, Instrument, Unterrichtstage/-zeiten, freie Probestunden-Slots
• Tarife: 30 Min Einzeln 80 €/Monat, 45 Min Einzeln 110 €/Monat, Gruppenunterricht 60 €/Monat, Geschwisterrabatt 10%
• FAQ: Ab 6 Jahre (Blockflöte ab 5), eigenes Instrument nicht nötig für Anfänger, Probestunde kostenlos, Vertrag monatlich kündbar
• Anmelde-Unterlagen als Vorlage

Welche Systeme nutze ich?

• ‍‍E-Mail, Telefon
• WhatsApp
• Excel (Schülerverwaltung)
• Google Calendar (Stundenplan)

Wie bekommt Lena die Daten? Lehrer-Slots und Tarife als Dokument. Neue Anfragen: Kopie per Chat. Probestunden-Ergebnis: Ich melde „Bauer-Tochter → angemeldet“ oder „Bauer-Tochter → kein Interesse“.

6. So arbeitet Lena für dich

Welche Rollen übernimmt Lena?

• Umsetzerin (Erstantworten, Infos, Anmelde-Unterlagen)
• Koordinatorin (Probestunden planen, Nachfassen)

Hauptrolle: Umsetzerin

Was erwarte ich konkret? Jede Anfrage → sofort Erstantwort mit Probestunden-Angebot. Wenn Probestunde stattgefunden hat und Anmeldung aussteht → nach 5 Tagen nachfassen. Anmelde-Unterlagen bereithalten. Alles, was ich tun muss: Prüfen und absenden.

7. Was bleibt bei dir?

Was bleibt bei mir?

• Unterrichten (mein Kerngeschäft!)
• Pädagogische Beratung (welches Instrument, welches Level, welcher Lehrer)
• Probestunden-Feedback mit Eltern besprechen
• Lehrer koordinieren und führen
• Sonderkonditionen und Härtefälle entscheiden
• Vorspiele und Events planen

Wo setze ich die Richtung? Welche Lehrer zu welchen Schülern passen. Nicht jeder Lehrer kann mit jedem Kind. Das erfordert pädagogisches Gespür.

Wo brauche ich mein Urteil? Bei Kindern mit besonderen Bedürfnissen. ADHS, Lernverzögerung, hochbegabt – jedes Kind braucht einen anderen Ansatz. Das kann nur ich einschätzen.

8. Wo sind die Grenzen?

Absolute No-Gos:

Eskalation:

Themen, die tabu sind: Lehrer-Honorare. Schüler-Leistung oder -Verhalten. Interne Lehrer-Konflikte. Vergleiche mit anderen Musikschulen.

9. Läuft's? Regelmäßig prüfen

10. Was du davon hast